Wie zijn we

Bij Boutique Hotel de “Oude Veste” doen wij er alles aan om u 24/7 te kunnen voorzien van een uitstekende service. Om dit mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens. Hierbij is het van belang dat wij ons aan alle wettelijke eisen houden die van toepassing zijn op het aanbieden van onze diensten. Dit betekent dat wij ons onder meer houden aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die vanaf 25 mei 2018 van toepassing is. Onderstaande privacyverklaring geeft u inzicht hoe wij, Boutique Hotel de “Oude Veste”, met uw gegevens omgaan. Op deze pagina staat beschreven welke gegevens we verzamelen en voor welke doeleinden we deze gegevens zullen verwerken. Tevens benoemen wij in deze verklaring waar uw rechten liggen en hoe u deze rechten uit kunt voeren. Ons site adres is: https://deoudeveste.nl.

Boutique Hotel de “Oude Veste” (KvK: 62771566) bevindt zich aan de Oostzanddijk 3a in Hellevoetsluis. Voor vragen die betrekking hebben op deze privacyverklaring, de verwerkingen van uw gegevens of andere gerelateerde onderwerpen kunt u ons bereiken via ons toegewijde e-mailadres info@deoudeveste.nl

Verwerkingen van persoonsgegevens

Wanneer u bij ons een overnachting boekt kunt u te allen tijde een uitstekende service verwachten. Om dit te kunnen garanderen, verwerken wij een aantal persoonlijke gegevens. Buiten het verwerken van gegevens voor het verlenen van de overeengekomen service, zijn wij verplicht om gegevens te verwerken vanwege wettelijk vastgestelde eisen. Inzicht in de doelen, de legitieme grondslagen en bewaartermijnen van de verwerkingen vindt u hieronder..

a) Gastenadministratie:

Bij het online boeken van een overnachting vragen wij u naar:

• Naam en adres: om u bij binnenkomst te kunnen identificeren;
• E-mailadres: voor het versturen van een bevestiging en om contact met u op te kunnen nemen bij eventuele vragen;
• Betalingsgegevens: voor het voltooien van het betalingsproces en om een garantie op de kamer te kunnen stellen.

Deze gegevens helpen ons om de overeenkomst met u uit te voeren. Dit zijn tevens de gegevens die wij van externe partijen ontvangen wanneer u gebruik heeft gemaakt van andere boekingswebsites.

Bij aankomst in het hotel zullen wij uw gegevens uitbreiden met uw telefoonnummer. Hiermee kunnen wij snel contact met u opnemen. Bij het inchecken voor een overnachting zijn wij wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren middels het bekijken van een identiteitsdocument. Wij zullen nimmer een kopie maken van dit identiteitsdocument. Wij registreren uitsluitend welk type document wij van u hebben ingezien.

Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel onder uw initiatief en op basis van uw toestemming. Wij verwerken deze gegevens om u beter van dienst te kunnen zijn tijdens uw verblijf en zullen deze gegevens direct na het uitchecken verwijderen.

Wij bewaren uw contactgegevens na het einde van de overeenkomst. Dit doen wij ter ondersteuning van een eventuele klacht of een eventueel onderzoek van bijvoorbeeld de politie. Wij zijn verplicht om enkele van uw gegevens voor een langere periode te bewaren ter behoud van een nachtregister. Betalingsgegevens zullen wij direct na betaling verwijderen uit onze registratie.

b) Sollicitatieprocedure:

Via onze website kunt u bij ons solliciteren op openstaande vacatures. Hierbij vragen wij u om persoonlijke gegevens in te vullen. Uw naam, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres worden door ons gebruikt om op een juiste wijze contact met u op te nemen. Tevens vragen wij u om uw geboortedatum, woongegevens en CV. Deze gegevens worden gebruikt tijdens de initiële screening.

Wij verwijderen uw gegevens direct na het afronden van de sollicitatieprocedure. Indien u daarvoor toestemming geeft, kan Boutique Hotel de “Oude Veste” uw gegevens voor een langere periode van maximaal 1 jaar bewaren. Dit geeft ons de mogelijkheid om in de toekomst contact met u op te nemen over relevante vacatures.

c) Contact via de website:

Op onze website is een contactformulier te vinden. Hiermee kunt u gemakkelijk en snel contact met ons opnemen. Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer worden enkel gebruikt voor het beantwoorden van uw bericht. Deze gegevens worden verwijderd binnen een maand na afhandeling van uw bericht.

Delen van uw gegevens

Voor het aanbieden van onze diensten werkt Boutique Hotel de “Oude Veste” met verschillende partijen. Persoonlijke gegevens zullen niet met derden worden gedeeld, tenzij dit:

• Noodzakelijk is voor de overeengekomen dienst of nodig is voor de ondersteuning. Boutique Hotel de “Oude Veste” heeft als doel om het verblijf van gasten zo goed en gemakkelijk mogelijk te laten verlopen. Het delen van uw gegevens met andere partijen is hierdoor toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is voor het opleveren van deze afgesproken dienst.

Voorbeelden hiervan zijn gegevens die we delen voor het verwerken van een reservering of het afhandelen van een online betaling.

• Voortkomt uit een wettelijke verplichting.

Wij zullen gegevens delen met derden wanneer dit vereist wordt door een wettelijke verplichting. Een voorbeeld kan zijn wanneer de gemeente of de belastingdienst aanvraag

doet op deze gegevens uit belastingtechnisch oogpunt. Het delen van deze gegevens zal op zorgvuldige en beveiligde wijze plaatsvinden.

• Ter ondersteuning dient van een juridisch onderzoek.

Wanneer Boutique Hotel de “Oude Veste” aan een juridisch onderzoek wordt onderworpen, zullen we persoonsgegevens moeten delen wanneer instanties dit noodzakelijk achten voor het onderzoek. Een voorbeeld hiervan is wanneer er een politieonderzoek plaatsvindt naar een incident in of rondom het hotel.

• Gebeurt met uw toestemming.

Met uw toestemming kunnen wij gegevens delen met externe partijen. Een voorbeeld hiervan is wanneer u uw recht op het overdragen van gegevens wilt uitoefenen.

Toestemming voor deze actie moet specifiek zijn: het moet voor alle partijen duidelijk zijn waar toestemming voor wordt gegeven.

Gegevens die wij van andere partijen ontvangen, zoals boekingswebsites, zullen we te allen tijde op een veilige manier verwerken. Deze gegevens zijn onderworpen aan de AVG en verwerken we alleen voor de in deze privacyverklaring benoemde doeleinden.

De AVG is van toepassing op elk land binnen de EER (Europese Economische Ruimte). Voor een deling van gegevens gebaseerd op een van bovenstaande uitzonderingen zal Boutique Hotel de “Oude Veste” zich aan alle regelgeving houden die benoemd is in AVG. Voor het delen van gegevens buiten de EER zal Boutique Hotel de “Oude Veste” extra beveiligingsmaatregelen treffen.

Rechten van betrokkenen

Onder de AVG heeft u een aantal rechten die u ten opzichte van ons kunt uitoefenen. Deze wettelijke rechten zijn als volgt:

• Recht op inzage, verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens.

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij u van u bewaren in te zien. Mocht u het idee hebben dat de gegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, kunt u beroep doen op het recht om uw gegevens te veranderen of aan te vullen. In een aantal gevallen (zie artikel 17 van de AVG) heeft u tevens het recht om uw gegevens bij ons te verwijderen. Om deze rechten uit te voeren, vragen wij u om contact met ons op te nemen.

• Recht op het beperken van verwerkingen.

Mocht u het idee hebben dat wij onjuiste gegevens verwerken, of gegevens op een onrechtmatige wijze verwerken, kunt u beroep doen op het recht op beperking van de verwerking. Wij zullen direct het verwerken stopzetten en onderzoek doen naar de rechtvaardigheid van dit verzoek.

• Recht op het maken van bezwaar.

Onder enkele omstandigheden kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat u ons verzoekt om uw persoonsgegevens niet langer te verwerken.

• Recht op het overdragen van gegevens.

Voor gegevens die wij van u verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen of verkregen toestemming, heeft u het recht om uw gegevens over te dragen. Dit houdt in dat wij een kopie van de gegevens die wij van u verwerken naar u of een derde partij kunnen opsturen.

Voor het uitoefenen van een of meer van deze rechten of het stellen van vragen omtrent deze rechten kunt u een verzoek indienen via info@deoudeveste.nl

Wij zullen binnen een maand na ontvangst van uw verzoek contact met u opnemen.

Terugtrekken van toestemming

Buiten de bovengenoemde rechten heeft u het recht om gegeven toestemming in te trekken. Dit zal erin resulteren dat wij de verwerking van uw gegevens per direct stop zullen zetten. Uw toestemming intrekken kunt u doen door hiervoor een verzoek in te dienen bij info@deoudeveste.nl

Beveiliging

Wij vinden het belangrijk dat zowel u als uw gegevens bij ons veilig zijn. Om uw persoonlijke veiligheid te waarborgen wanneer u bij ons op bezoek bent, maken wij gebruik van camerabeelden. Deze camerabeelden zullen voor een maximale periode van twee weken worden bewaard. Mocht er in deze periode een incidentmelding worden gedaan waarbij camerabeelden informatie kunnen geven, zal Boutique Hotel de “Oude Veste” gebruik maken van haar recht om de beelden voor een langere periode te bewaren. De bewaartermijn verlengen we in dat geval tot het moment dat het incident is opgelost. De camerabeelden zullen we enkel met externe partijen delen wanneer dit ter bevordering van het algemeen belang zal zijn, zoals voor het ondersteunen van een criminele vervolging.

Boutique Hotel de “Oude Veste” treft interne technologische en organisatorische maatregelen om u ervan te verzekeren dat we toegang tot de gegevens alleen verlenen aan hen voor wie dit noodzakelijk is. Bovendien passen we erkende coderingstechnologieën toe om het versturen van uw gegevens via onze website te beveiligen.

Indienen van een klacht

Als u het niet eens bent met de manier waarop wij omgaan met uw gegevens, kunt u een officiële klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is in Nederland de officiële instantie die de kennis en bevoegdheid heeft om uw klacht op een juiste wijze te onderzoeken.

Wettelijke verplichting

Buiten de AVG hebben wij als organisatie nog andere wet- en regelgeving waaraan wij moeten voldoen. Een van deze wetten is het Strafrecht, wat ons verplicht een nachtregister bij te houden van onze hotelgasten. In dit nachtregister noteren wij uw naam en woonplaats. Wij zijn verplicht deze gegevens te bewaren voor een periode van 5 jaar. Na het vervallen van deze periode worden deze gegevens verwijderd.

Boutique Hotel de “Oude Veste” is onderdeel van EID Beheer B.V. te Stellendam.